私はメールの仕分けをしない。フォルダーも、 今日出社した後に届いたものはInbox。昨日より前のメールは Past、資料として取っておくものはDocumentのフォル ダーに入れている。そこに入らないものは、 せっせとゴミ箱行きにして、退勤時にゴミ箱の中を空にする。 自分に関係あるメールは仕分けしてフォルダーに入れるのでなく、 ラベルを付けていく。
野口悠紀雄さんの『「超」整理法』の中で、「 分類のコウモリ問題」というのが紹介されていた。 分類仕分けを始めると、どちらに入れたものか？とか、 どちらにも関係あるのだけどなぁ。なんてことが出てくる。 ラベリングしていれば、Pastのフォルダーの中に必ずあるし、 電子メールなのだから仕分けしなくても、容易に検索できるし、 関連メールのスレッドを出すこともできる。「 ポケット一つの原則」これも『「超」整理法』 から拝借した概念である。
あと、古いメールは気づいた時にどんどん捨てる。 後生大事にストックしたところで、 ほとんどの情報はワンタイムの必要しかない。 資料になりそうなものはPastからDocumentに移す。 なので、捨てる時には「これ必要かなぁ」と分別する必要がない。 単純に古いから捨てる。それだけである。
先ほど、退勤時にゴミ箱を空にすると書いたが、もう一つ、 退勤時に空にするフォルダーがあるInboxである。いわゆるI nbox zeroである。インボックスゼロを勧める記事の中には、 アクションアイテムとして挙がっているものを全部済ませて達成感 を軽く感じるのが良い効果という説明が書かれているが、 なにも頑張って全部仕上げるぞ！ な感じじゃなくて順当に進めば終わる分だけを今日のアクションリ ストに載せればよいのだ。 別に目の前にニンジンをぶら下げられたお馬さんみたいな頑張り方 しなくても良い。むしろ、やることを明確にして、 わき目も振らずに、馬車馬のように、 と言っても無理な全速力でなく、集中して取り組めれば良いのだ。
おっと、ここではアクションアイテムリストでなくて、 メールのフォルダーの話なので、ある意味、 今日の勤務が終わりました。という時点で、必要なメールはPas tのフォルダーに移動して帰ればよいのだ。 この作業を退勤時にするのは、もう一つ理由がある。 私の職場のメールサーバーは、 個人に割り当てられている容量があまり大きくない。だから、 私が退勤して翌朝出勤するまでの間に、 やたらと手の込んだパワポとか、 無闇に解像度が高い写真を張り付けられたエクセルとかが添付され て、どしどし送り付けられたら翌朝出勤したら「 メールボックスがいっぱいです」 というエラーを最後にその後のメールが受信出来なくなってしまう ことが、たまにあるからである。
サーバーの容量に限りがあるとはいえ、 自分の記憶はしばしば当てにならないし、 物理的なキャビネットにも限りがある。 それに不必要なメールまで保存していては、 自分のフォルダーの情報のS/N比に悪化を招く。
確かに、極々たまに、過去のメールを参照したい時もあるが、 基本的に必要なものは捨てずにDocumentフォルダーに残し ているし、そこになくても、関係者の中にはコレクターなのか？ というくらい何年も前のメールまで自分のPCのHDDにバックア ップして取ってある人がいるものだから、その人に頼る。 外部記憶である。 リスクヘッジのために分散管理しているといえば聞こえが良いだろ うか？
